HET ALGEMEEN BESTUUR VAN HET STREEKARCHIEF MIDDEN-HOLLAND op de voordracht van het dagelijks bestuur d.d. gelet op artikel 24 van de wet gemeenschappelijke regelingen; gelet op artikel 21 van de Regeling Streekarchief Midden-Holland BESLUIT: vast te stellen de volgende VERORDENING tot regeling van de bevoegdheid en de samenstelling van de commissie van advies tevens klantenraad voor het Streekarchief Midden-Holland.
Hoofdstuk I. ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1.
In deze verordening worden verstaan onder:
a. het streekarchief: het Streekarchief Midden-Holland;
b. deelnemende gemeente: een aan de Regeling Streekarchief
Midden-Holland deelnemende gemeente;
c. het algemeen bestuur: het algemeen bestuur van het
streekarchief;
d. het dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van het
streekarchief;
e. de commissie: de commissie van advies tevens klantenraad voor
het Streekarchief Midden-Holland.
Hoofdstuk II. BEVOEGDHEID
Artikel 2.
De commissie is bevoegd tot het verstrekken van adviezen - gevraagd
of ongevraagd - aan het algemeen bestuur over het beleid op het
terrein van de zorg voor de archief- en documentatiebescheiden voor
zover deze zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het
streekarchief en vanuit het perspectief van de diverse
gebruikersgroepen van het streekarchief over de inrichting en de
kwaliteit van de bestaande en toekomstige dienstverlening en de
presentatie naar buiten.
Hoofdstuk III. SAMENSTELLING EN BESTUUR VAN DE COMMISSIE
Artikel 3.
1. De commissie bestaat uit ten hoogste twintig leden.
2. Een lid is actief in een vereniging of instelling die zich bezig
houdt met het cultureel erfgoed van een deelnemende gemeente en/of
van (een deel van) de regio.
3. Bij de samenstelling wordt gestreefd naar representatieve
vertegenwoordiging van de doelgroepen die gebruik maken van het
streekarchief.
4. Bij de samenstelling wordt gestreefd naar maximale spreiding van
de leden over de deelnemende gemeenten.
Artikel 4.
Een lid van de commissie mag niet tevens wethouder dan wel lid of
voorzitter zijn van de raad van een deelnemende gemeente.
Artikel 5.
1. De leden van de commissie worden benoemd, geschorst en ontslagen
door het dagelijks bestuur op voordracht van de
streekarchivaris.
2. De leden van de commissie hebben zitting op persoonlijke titel.
Zij kunnen zich niet beroepen op mandaat van of ruggespraak met een
vereniging of instelling, noch kan de betreffende vereniging of
instelling worden aangesproken op de inbreng van het betreffende
lid.
Artikel 6
Het algemeen bestuur wijst - na overleg met de commissie - uit het
midden van de commissie een voorzitter, een vice-voorzitter en een
secretaris aan.
Artikel 7
De streekarchivaris is adviserend lid van de commissie.
Hoofdstuk IV. ZITTINGSDUUR
Artikel 8
1. De zittingsduur van de leden van de commissie is gelijk aan die
van de gemeenteraad.
2. Het lidmaatschap van de commissie eindigt:
a. aan het einde van een zittingsperiode;
b. in de loop van een zittingsperiode:
i. zodra een lid niet meer voldoet aan de vereisten voor het
lidmaatschap;
ii. op eigen verzoek.
3. Aan het einde van een zittingsperiode kunnen aftredende leden
ten hoogste driemaal terstond worden herbenoemd
Hoofdstuk V. ONKOSTENVERGOEDING
Artikel 9
Aan de buiten Gouda woonachtige leden van de commissie wordt voor
het bijwonen van de vergaderingen een reiskostenvergoeding
toegekend overeenkomstig het bepaalde ten aanzien van dienstreizen
voor medewerkers van het Streekarchief.
Hoofdstuk VI. VERGADERINGEN
Artikel 10.
1. De commissie vergadert tenminste tweemaal per jaar en verder zo
dikwijls als de voorzitter of tenminste twee van de overige leden
dit nodig oordelen. De leden doen het verzoek hiertoe schriftelijk
en met redenen omkleed aan de voorzitter. De vergadering wordt
alsdan zo spoedig mogelijk na het verzoek, doch uiterlijk binnen
twee weken belegd.
2. De leden van het algemeen bestuur hebben als waarnemer te allen
tijde toegang tot de vergaderingen van de commissie.
3. De voorzitter bepaalt dag, plaats en uur van de vergadering. Hij
kan omtrent de inhoud van de stukken die aan de commissie worden
overgelegd voorlopige geheimhouding opleggen.
4. Indien het algemeen bestuur stukken onder geheimhouding aan de
commissie overlegt, kan deze geheimhouding alleen door het algemeen
bestuur worden opgeheven.
5. De vergaderingen van de commissie zijn openbaar.
6. Wanneer de voorzitter het nodig acht of tenminste een vijfde
deel van de aanwezige leden dit vraagt, vergadert de commissie met
gesloten deuren. Voor het einde van een besloten vergadering
beslist de commissie in hoeverre omtrent het in de vergadering
behandelde en omtrent de inhoud van stukken welke aan de leden zijn
overgelegd, geheimhouding aan de leden zal worden opgelegd.
7. Geheimhouding kan alleen in een vergadering met gesloten deuren
worden opgeheven. De verplichting tot geheimhouding geldt, behalve
voor de leden van de commissie, ook voor hen
8. die bij de behandeling tegenwoordig waren of die op andere wijze
van het behandelde of van de stukken kennis namen.
9. Van de opgelegde geheimhouding en van de opheffing daarvan maakt
de secretaris op de stukken melding.
Artikel 11.
1. De leden van de commissie ontvangen tenminste een week voor elke
vergadering een agenda met de op de desbetreffende vergadering te
behandelen onderwerpen, alsmede het verslag van de vorige
vergadering.
2. De agenda voor de vergadering van de adviescommissie wordt
tenminste een week voor de vergaderdatum bekend gemaakt door ter
inzage legging in de studiezaal en via de website.
3. Bezoekers van de studiezaal of de website kunnen hun op- en of
aanmerkingen naar aanleiding van de agenda sturen aan de secretaris
of voorzitter van de commissie.
4. Tijdens de vergadering kan alvorens een agendapunt door de
commissie besproken wordt, aan gebruikers van het streekarchief die
geen lid zijn van de commissie, het woord verleend worden, mits zij
zich daarvoor voor aanvang van de vergadering hebben
aangemeld.
5. De notulen van de laatste vergadering liggen ter inzage in de
studiezaal van het streekarchief en staan op de website. Eerdere
notulen zijn opvraagbaar.
6. De adviezen van de adviescommissie en de daaraan door het
streekarchief gegeven gevolgen zullen worden meegedeeld aan de
gebruikers van het streekarchief via de Archief- en
librijenieuwsbrief en de website.
Hoofstuk VII. VERANTWOORDING
Artikel 12
De commissie verstrekt aan het algemeen bestuur alle gewenste
inlichtingen over haar werkzaamheden. De commissie brengt verslag
uit van haar werkzaamheden in het jaarverslag van de
streekarchiefdienst.
Hoofdstuk VIII. OPHEFFING VAN DE COMMISSIE
Artikel 13
Opheffing van de commissie kan slechts geschieden bij besluit van
het algemeen bestuur, gehoord de commissie.
Hoofdstuk IX. WIJZIGING VAN DE VERORDENING
Artikel 14
Het algemeen bestuur kan, de commissie gehoord, deze verordening
wijzigen.
Hoofdstuk X. OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN
Artikel 15
Deze (herziene)verordening treedt in werking bij de vaststelling
door het Algemeen Bestuur. Zij kan worden aangehaald als
verordening adviescommissie tevens klantenraad Streekarchief
Midden-Holland.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 10 januari
2005
HET ALGEMEEN BESTUUR,
S. Keulen, voorzitter
S. Janzing, secretaris
