Overheidsorganisaties moeten voldoen aan een aantal wettelijke verplichtingen ten aanzien van hun archiefvorming en -beheer. Ook digitale informatie valt onder de werking van deze regels.
De Wet Openbaarheid van Bestuur, de Wet bescherming persoonsgegevens en de Archiefwet 1995 schrijven voor hoe de overheid moet omgaan met gegevens die door haar zijn opgemaakt en ontvangen.
De Archiefwet 1995 regelt archiefzorg en -beheer van de overheidsorganen op hoofdlijnen, het daarop gebaseerde Archiefbesluit 1995 regelt een aantal specifieke onderwerpen.
Per 1 april 2010 is in werking getreden de Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15 december 2009, nr. WJZ/178205 (8189), met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Archiefregeling).
De drie ministeriële regelingen, als uitwerking van de artikelen 11, 12 en 13 uit het Archiefbesluit zijn per 1 april 2010 vervallen.
De overheid is volgens de Archiefwet 1995 verplicht om haar archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te bewaren. Het in goede en geordende staat bewaren houdt ook in dat het archief op gezette tijden wordt geschoond. De Archiefwet 1995 schrijft hierin een vernietigingsplicht (art. 3) en een overbrengingsplicht (art. 12) voor.
Zorgdragers zijn verplicht om hiervoor selectielijsten op te stellen. Voor gemeenten en (inter-)gemeentelijke organen wordt dit gedaan door de VNG. In een selectielijst wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging en welke voor bewaring zijn bestemd. De selectielijst geeft ook de termijnen aan waarop bepaalde archiefbestanddelen moeten worden vernietigd.
