Bewaartermijn cliëntdossiers Sociale Zaken

Sinds het inwerking treden van de Wet Boeten en Maatregelen, per 1 juli 1997, is in de Algemene Bijstandswet geen verjaringstermijn meer opgenomen voor bijstandsvorderingen. Er is sindsdien aangesloten bij de algemene verjaringstermijn als genoemd in het Burgerlijk Wetboek. De maximale verjaringstermijn is daarin 20 jaar (art. 3:309 BW) hierdoor dienen de bijstandsdossiers eveneens 20 jaar bewaard te worden.

Het is niet zo, dat met het in werking treden van de Wet Werk en Bijstand (WWB) op 1 januari 2004 en het daardoor niet langer van toepassing zijn van de Wet Boeten en Maatregelen en de Algemene Bijstandswet, de bewaartermijn van twintig jaar niet meer zou gelden.
Deze verandering van wetgeving heeft geen gevolgen voor de bewaartermijn van cliëntdossiers: deze is en blijft 20 jaar. De argumentatie daarvoor ligt onverkort in het Burgerlijk Wetboek (art. 3:309 BW). Bij de samenstelling van de selectielijst 1996 is deze termijn overgenomen.

De Archiefwet 1995 stelt dat vernietiging alleen mag plaatsvinden op grond van een vastgestelde selectielijst en dat de selectielijst de verplichting schept archiefbescheiden te bewaren totdat de bewaartermijn is verstreken.
Dit impliceert dus dat de cliëntdossiers moeten worden afgesteld op en ook pas mogen worden vernietigd ná een bewaartermijn van 20 jaar.

Dit betekend dat het bestand cliëntdossiers tot 2017 in omvang zal toenemen en legt daarmee een fors beslag op de beschikbare archiefruimte. Hierdoor kunnen gemeenten problemen krijgen met de opslagcapaciteit.
Het opslag probleem is al onderkend in de Verzamelbrief van De Staatssecretaris van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 4 april 2003, kenmerk Intercom/2003/27992 (PDF 58 kB).

Een mogelijkheid om het bestand cliëntdossiers in omvang te beperken berust in art. 7 AW en artt. 6 & 8 van het AB, de bevoegdheid tot substitutie.

 Standpunt Groene Hart Archiefinspectie

De inspectie heeft geen bezwaar tegen vervanging door middel van substitutie, daar dit volgens de archiefwet is toegestaan, mits de daarvoor geldende procedure wordt gevolgd.
Een besluit om over te gaan tot een verkorting van de bewaartermijn, zonder substitutie, gaat in tegen de wettelijke regelgeving. De gemeenten dienen zich bewust te zijn van de risico's die ze lopen. Ze dragen hiervoor zelf de verantwoording.

Wanneer er toch gekozen wordt voor het afwijken van de bewaartermijn zonder substitutie zullen er in ieder geval de volgende overwegingen gemaakt moeten worden:

• Er moet een goede risicoafweging plaats vinden.
  Hierbij hoort een kosten - baten afweging: wat kost het om de dossiers 20 jaar te bewaren en welk bedrag aan vorderingen loop je mis? Wat zijn de mogelijke boetes die opgelegd kunnen worden,
• De dossiers moeten samen met een medewerker van de gemeentelijke sociale dienst worden nagelopen. Bekende 'probleem'-gevallen, in samenspraak met de gemeentelijke sociale dienst, wel bewaren,
• Het strekt tot aanbeveling om, als minimale periode, aan te sluiten bij de bewaartermijn van financiële stukken, zijnde 7 jaar.
• Het besluit om over te gaan tot een verkorting van de bewaartermijn moet bekrachtigd worden door het college van B&W.

Dit besluit moet aan de betreffende archiefdienst kenbaar worden gemaakt, zodat dit meegenomen kan worden bij het accorderen van de jaarlijkse vernietigingslijst. De gemeentearchivaris moet toestemming geven om eerder te vernietigen dan op grond van de selectielijst is bepaald. Deze toestemming kan alleen worden gegeven als blijkt dat de gemeente een sluitende procedure heeft en deze zorgvuldig heeft toegepast.